Certificación.

Asocebú continúa trabajando a nivel interno en el mejoramiento de los procesos,  tomando como base los lineamientos establecidos en la norma ISO 9001, de aceptación mundial y que enmarca la gestión de la calidad.

Desde hace dos años,  a través de esta labor los diferentes procesos que soportan la labor de la Asociación se ejecutan cumpliendo los requisitos de esta norma.

El sistema de gestión de calidad tiene como alcance la prestación de servicios de registros genealógicos y sus trámites para las razas cebuinas y sus cruces, visita técnica, genotipificación,  ultrasonido, plan sanitario y aval técnico a ferias.

Entrando en la recta final de nuestra certificación.

Luego de analizar propuestas de entes certificadores, se decidió por la firma SGS (systemas & services certification consumer testing services) entidad fundada en 1878 y con presencia en más de 140 países.

Con base en esto, para el mes de marzo se solicitó la preauditoría para establecer el grado de cumplimiento de nuestro sistema de Gestión de calidad frente a la Norma ISO 900, esperamos próximamente estar presentando con orgullo nuestra certificación..

Logros obtenidos en el año 2008.

Apuntando a un mejor servicio

La mejora en la  prestación de los servicios a los asociados se ha fortalecido, gracias al diseño de un modelo de calidad en el servicio que se ha implementado en cada uno de los procesos de Asocebú y que hoy arroja importantes resultados.

Durante el 2008 estas fueron algunas de las mejoras para destacar:

• Manejo de reclamaciones.  Se trabajó en consolidar el servicio al cliente como un medio de comunicación directa de nuestros socios y clientes ante cualquier eventualidad en el servicio. El objetivo era que cada reclamación tuviera el tratamiento adecuado que permitiera la satisfacción del reclamante.

Es así como a través de la línea de servicio al cliente y del correo electrónico de Asocebú, se identificaron 128 reclamaciones a las cuales se les dio respuesta en un lapso no mayor a 72 horas, adicionalmente, se realizó el contacto directo con la persona que reclamó para el seguimiento respectivo.

• Objetivos de calidad. Con cada departamento se trabajó en la presentación mensual del resultado de su trabajo a través de indicadores, los cuales miden de forma numérica el cumplimiento de las metas establecidas. En  total se implementaron 69 indicadores para 10 procesos.

Con base en estos resultados mensuales se midieron nuestros objetivos de calidad, para saber el grado de cumplimiento:

1. Disminuir tiempo de suministro de información. En este objetivo se incluye el cumplimiento en la realización de los trámites de denuncio de nacimiento, el envío de la facturación, así como de los informes de visitas técnicas y el tiempo requerido para activar los servicios a socios nuevos; la meta establecida era obtener un tiempo menor a 15 días (90 por ciento) y se logró un 86 por ciento.
2. Incrementar eficacia y eficiencia de los procesos. Dentro de este indicador se mide el cumplimiento a la programación de visitas, de ferias y exposiciones, cumplimiento metas de mercadeo y puntualidad en la producción de impresos. La meta a lograr era de un 90 por ciento y esta se logró.
3. Incrementar el nivel de competencia de personal.  Este objetivo mide la realización de programas internos de capacitación y ambiente laboral; la meta a lograr era del 60 por ciento y se alcanzó el 81 por ciento.
4. Incrementar el nivel de satisfacción de nuestros socios y clientes. El logro de este objetivo implicó la medición a través de encuestas de nuestros diversos servicios; la meta era de un 90 por ciento de satisfacción y se logró un 91 por ciento.
5. Mejorar oportunidad de respuesta a reclamaciones. Con este objetivo se midió el cumplimiento de las respuestas a las reclamaciones: la meta era de un 90 por ciento y se logró un 95 por ciento.

Acciones de mejora.
Con base en los resultados de cada proceso, se establecieron acciones que permitieron mejorar los indicadores, los procesos internos y nuestro servicio, en total se implementaron 48 acciones, de las cuales las que mayor se resaltan son:

• Se implementó nuevo diseño para la revista.
• Mejoramiento en los informes generados para registros.
• Implementación de instructivos para trámites de socios.
• Disminución de errores en el funcionamiento del software de la pocket.
• Aminorar el número de inconformes en los partes de visitas y catálogo de juzgamiento.

Medición percepción de la satisfacción de nuestros clientes.
En el 2008 se hizo énfasis en la medición, a través de encuestas, del grado de satisfacción de nuestros socios y clientes respecto de los servicios que prestamos y los resultados obtenidos fueron los siguientes:

En las dos ferias realizadas por la Asociación: Internacional de Montería y la 61 Nacional en Bucaramanga, se realizaron encuestas a ganaderos expositores y para los participantes en la parte comercial,  los resultados obtenidos fueron:

Encuesta ferias avaladas. A partir del mes de julio se comenzó a encuestar a los socios expositores participantes en cada una de las ferias avaladas, fue así como se logró el sondeo de 20 ferias. Estos resultados se enviaron a cada uno de los comités organizadores para la toma de acciones correspondientes.